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ライフハック: GTD 風の E-mail 分類手法 (Email Inbox Zero)

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メールの処理方法に関するハック

こんな感じでやってみるのがよいかも

メールを受信したら以下のフォルダに一気にガーっと振り分け、Inboxの中は0件にする(InboxZero 方式)。振り分け終わったら、上から処理する。

  1. Respond: すぐに返信できるもの(5分以内に返信できるもの)。
  2. Action: なんらかの作業が必要なもの(資料をまとめたり、調査が必要なものなど) 。
  3. Waiting: 誰かの返事待ち。
  4. Archive: 今後参照する可能性のあるもの。
  5. NotImportant: 今後参照する可能性のないもの。読む時間がなかったらスルーしても困らないもの。
  6. Spam: スパムメール。

NotImportant、Spam に入れるべきメールは Subject から判断できるものも多いので、フィルタ機能で自動で Inbox から移動するようにしておく。直接ゴミ箱に入れずにいったん Span に入れるのは、スパムじゃないものまで捨ててしまうのを念のため防ぐため。

Archive フォルダ内のメールは検索で探すことを基本とする。場合によってはサブフォルダを作って分類したり、タグを付けて管理してもよい。

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